12 oktober 2021

All-round Administratief Medewerker

Voltijds

Functieomschrijving:

- Je behandelt vooral vastgoeddossiers (verkoop, krediet, …)

° Je start jouw dossiers op en bevestigt ontvangst van de dossiers aan de cliënten.

° Je voert de nodige administratieve opzoekingen uit zoals bv. kadaster, OVAM, stedenbouw en kantoor Rechtszekerheid;

° Je stelt de overeenkomsten en akten op (of kijkt deze na indien een andere notaris deze opstelt) en overlegt complexe zaken met de juristen;

° Je bespreekt het dossier met de cliënten;

° Je beheert je dossiers volledig zelfstandig van A tot Z (vanaf de aanmaak van het dossier, de opzoekingen tot aan de ondertekening van de akten).

- Je behandelt ook de tekoopstellingen

         ° Je doet het nodige voor het voeren van de publiciteit;

         ° Je staat kandidaat-kopers te woord.

- Je biedt administratieve ondersteuning aan de juristen, waarvoor je bv. de nodige opzoekingen doet, de publiciteit organiseert in het kader van een openbare verkoop, enz.

- Occasioneel sta je ook in voor het onthaal (we hebben geen vaste onthaalmedewerker doch werken met een beurtrol):

° je verwelkomt de cliënten aan de balie op een vlotte en professionele manier;

° je leest de identiteitskaart van cliënten in.

- Je laat je niet afschrikken door eventuele andere dossiers, zodat je effectief kan uitgroeien tot een all-round dossierbeheerder (bv. schenking, verdeling, …).

- Je begeleidt de cliënten tijdens het ganse dossierverloop zoals je zelf graag geholpen wil worden.

- Je werkt mee in een uniforme structuur binnen het kantoor, waarbij je ook oog hebt voor mogelijke verbeteringen en optimalisaties.

Werkomgeving:

Ons kantoor is een “all-round” kantoor, gelegen aan de rand van Tongeren langs de Luikersteenweg. Wij staan voor maatwerk en persoonlijk contact. De nadruk ligt op kwaliteit en cliëntvriendelijkheid. Hoewel we “all-round” zijn, ligt onze expertise vooral in het vastgoedrecht en het familiaal vermogensrecht.

Wij zijn vlot bereikbaar, ook met het openbaar vervoer (bushalte op minder dan 200 meter) en parking is er voldoende. Even gaan winkelen tijdens de middagpauze is geen probleem, want T-Forum is onze buur.

De “wij” en “ons” in de vorige zinnen, verwijzen naar 1 notaris, 2 juristen, 3 all-round dossierbeheerders, 1 boekhoudster en 1 postaktemedewerkster.  We werken hard in een eerder informele werksfeer. Teamspirit staat centraal: “scoren” doen we samen. Wekelijks houden we een teammeting, waar ruimte is voor inbreng van eigen ideeën.  

Ons kantoor is gevestigd in een voormalig woonhuis, wat leidt tot een meer gemoedelijke sfeer. Medewerkers en clienteel weten dit te appreciëren. Momenteel zitten we volop in een nieuwbouw/verbouwing, dus jouw werkplek zal binnenkort helemaal up-to-date zijn!

Wij vragen:

- Liefst heb je een minimum van 2 jaar  ervaring in het Notariaat. Indien je nog geen ervaring hebt in het notariaat: laat dit dan uw eerste – aangename – kennismaking zijn. Jouw persoonlijkheid kan de doorslag geven!

- Je behaalde een bachelordiploma rechtspraktijk of gelijkwaardig door ervaring of inzet. Pin je dus niet vast op dit diploma: persoonlijkheid is nuttiger dan een diploma.

- Bij voorkeur voldoe je aan de volgende criteria:

° enthousiast en gemotiveerd  persoon; 

° positieve en oplossingsgerichte houding; 

° pragmatisch en ordelijk kunnen werken; 

° verzorgd voorkomen en correct taalgebruik; 

° sociaal en vlot in de omgang; 

° efficiënt en zelfstandig kunnen werken in teamverband; 

° discretie en integriteit is een must; 

° humor en zelfrelativering is een plus.

- Je hebt ervaring met courante informaticatoepassingen (Word, Excel, Outlook) en bent bereid nieuwe toepassingen aan te leren. Heb je reeds ervaring met ActaLibra van SDP, dan heb je een stapje voor!

- Je spreekt Frans en je kan je ook schriftelijk behoorlijk uitdrukken? Dat is een grote plus (het kantoor ligt immers langs de Luikersteenweg)!

Wij bieden:

- Je krijgt een boeiende en afwisselende job, voor de meerwaardezoeker (vaak ben jij het aanspreekpunt voor cliënten die belangrijke stappen in hun leven zetten); 

- Er heerst een aangename en vlotte werksfeer in een team van overwegend jonge en enthousiaste medewerkers; 

- Je krijgt een bediendencontract van onbepaalde duur met een correct verloningspakket aangepast aan ervaring en competenties;

- Bijkomend geniet je ook van de extralegale voordelen eigen aan het notariaat: hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques, naast maaltijdcheques. Andere voordelen zijn eveneens bespreekbaar.

- Wij investeren graag in jouw professionele en persoonlijke groei: het volgen van opleidingen wordt steeds gestimuleerd met het oog op een langdurige duurzame samenwerking; 

- Flexibiliteit wordt gevraagd maar ook geboden (voltijds maar 4/5de is zeker mogelijk), met aandacht voor “work-life balance”. Telewerk wordt gestimuleerd en je krijgt alle infrastructuur daarvoor aangereikt.

- Wij werken aan de vernieuwing van onze infrastructuur: op termijn kom je terecht in een (ver)nieuw en aangenaam kantoorgebouw voorzien van alle technologie en comfort, met grote aandacht voor ergonomie.

- Softwarepakket van het kantoor: Acta Libra van SDP. Je zal de nodige begeleiding krijgen om dit programma te leren beheersen.

- Lichtrijke bureauruimte met maximaal 2 andere collega’s in dezelfde ruimte, waarbij iedereen twee schermen ter beschikking heeft.

Contactpersoon (naam, e-mail, tel.) :

Graag je CV met foto en motivatiebrief naar Jeanmarie.thijs@belnot.be. Als je ons wil overtuigen, dan geef je voorbeelden uit je privé of professionele leven waarbij jij het verschil maakte. Wij behandelen je kandidatuur met de nodige discretie.

Indien u solliciteert bij ons zal uw CV en motivatiebrief, die onder andere identificatiegegevens, gegevens betreffende het beroep en academisch curriculum/ studies bevatten, in onze databank 3 jaar bijgehouden worden om redenen van gerechtvaardigd belang. We kunnen gedurende deze termijn dan immers contact met u opnemen voor een nieuwe job opportuniteit binnen onze instellingen. Deze gegevens zullen niet uitgewisseld worden met derden, tenzij omwille van een wettelijke verplichting. U kan steeds alle rechten uitoefenen opgenomen in de GDPR met name, recht op inzage en informatie, recht op gegevenswissing, recht op beperking van de verwerking, recht op rectificatie, recht op bezwaar en recht om klacht neer te leggen bij de toezichthoudende overheid, door onze functionaris van gegevensbescherming te contacteren via info@privanot.be. Wij zien erop toe dat al uw persoonlijke gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.

 Afdrukken